W dniu 8 czerwca 2026 r. na stronie PUODO pojawiła się informacja, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wystąpił do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac nad przepisami regulującymi udział świadka w postępowaniu ustalającym okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy.
Luka w przepisach a ochrona prywatności
Prezes UODO zwrócił uwagę, że w przepisach rozporządzenia z 2009 r. uregulowano m.in. czynności podejmowane przez zespół powypadkowy w celu ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy. Przepisy regulują np. kwestię zamieszczania w protokole powypadkowym zapisu wyjaśnień poszkodowanego oraz informacji uzyskiwanych od świadków wypadku. W rozporządzeniu z 2019 r. – regulującym wzór takiego protokołu – nie wskazano jakie dane osobowe muszą być pozyskane od świadków wypadku – w tym czy mają one obejmować miejsce ich zamieszkania, mimo że w uzasadnieniu rozporządzenia zadeklarowano uwzględnienie zasady minimalizacji danych osobowych. Brak wskazania podstawy regulującej zakres danych pozyskiwanych od świadka wypadku przy pracy prowadzi do stosowania różnych praktyk, co jest niezgodne ze standardami ochrony danych osobowych.
We wniosku wskazano, że do Prezesa UODO wpływają sygnały, że dane osobowe świadka zawarte w protokole trafiają do szeregu osób i instytucji, zaangażowanych w procedurę powypadkową, którzy zapoznają się z danymi, w tym np. z informacją o miejscu zamieszkania, co budzi obawy z punktu widzenia zachowania ich prywatności.
Problem z pobieraniem zgody od świadka
Stosowana jest także niekiedy praktyka, zgodnie z którą informacja w postaci miejsca zamieszkania świadka jest pozyskiwana na podstawie jego zgody, która ma uzupełniać ogólne regulacje przepisów prawa. Prezes UODO podkreślił przy tym, że przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody świadka może prowadzić do praktycznych problemów z uwagi na możliwość jej wycofania w każdej chwili. Wątpliwości budzi także kwestia samej dobrowolności jej wyrażenia. Oprócz tego praktyka w zakresie pozyskiwania zgody od świadka wypadku nie wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Z tego powodu nie można jej uznać za prawidłową w świetle zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO: legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.
Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy
Również z informacji przekazanych przez Państwową Inspekcję Pracy ma wynikać, że pojawiają się sygnały od pracowników dotyczące wątpliwości odnośnie zakresu danych osobowych pozyskiwanych od świadków wypadków, w tym w szczególności w kontekście zasady minimalizacji danych. W udzielanych poradach PIP wskazuje, że pracodawca co do zasady dysponuje już niezbędnymi danymi osobowymi świadków-pracowników, pozyskanymi w związku ze stosunkiem pracy. W konsekwencji, dla celów postępowania powypadkowego wystarczające wydaje się posługiwanie się podstawowymi danymi identyfikującymi świadka, takimi jak imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko pracy (ewentualnie jednostka organizacyjna/komórka organizacyjna).
Link do pełnego wystąpienia PUODO: https://uodo.gov.pl/pl/138/4417
Co to oznacza dla pracodawców?
Być może inicjatywa Prezesa UODO doprowadzi do doprecyzowania przepisów i ujednolicenia praktyki w zakresie danych osobowych pozyskiwanych od świadków wypadków przy pracy. Do tego czasu pozostaje jednak pytanie, czy dla prawidłowego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku rzeczywiście niezbędne jest gromadzenie danych wykraczających poza podstawowe informacje identyfikujące świadka, czy też cele postępowania powypadkowego mogą zostać w pełni zrealizowane przy zastosowaniu zasady minimalizacji danych wynikającej z RODO.